Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Die Verwendung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Serverstandort: Deutschland (Nürnberg/Falkenstein).

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Verantwortliche Stelle:
Schulspace UG (haftungsbeschränkt) i.G.
vertreten durch den Geschäftsführer Johannes Heinrich
Max-Beckmann-Str. 19
86157 Augsburg
E-Mail: hallo@schulspace.de

4. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Die Server-Log-Dateien werden aus Sicherheits- und Stabilitätsgründen für maximal 14 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht.

Registrierung auf dieser Website

Sie können sich auf unserer Website registrieren, um zusätzliche Funktionen (Upload von Lerninhalten, Leistungsnachweise) zu nutzen. Die dazu eingegebenen Daten (Benutzername, E-Mail, Schule, Schulart und Passwort; optional die unterrichteten Fächer) verwenden wir nur zum Zwecke der Nutzung des jeweiligen Angebotes oder Dienstes. Die Angabe der Schulart ist verpflichtend; sie dient der bedarfsgerechten Bereitstellung von Inhalten. Zur Überprüfung der angegebenen E-Mail-Adresse senden wir Ihnen nach der Registrierung eine Bestätigungsmail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zur Anzeige des Kontostatus und zur Erkennung längerfristig inaktiver Konten speichern wir zudem den Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung bzw. Aktivität („zuletzt online“).

Statistische Auswertung der Plattformnutzung

Zur Verbesserung und Weiterentwicklung von Schulspace werten wir in aggregierter Form aus, welche Schularten welche Funktionen der Plattform wie häufig nutzen. Grundlage sind Nutzungsprotokolle (verwendetes Werkzeug und Zeitpunkt); ein Personenbezug zu einzelnen Konten wird nach spätestens 90 Tagen entfernt. Diese Auswertung erfolgt nicht auf Ebene einzelner identifizierbarer Personen und umfasst keine Schülerdaten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Weiterentwicklung des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Schülerdaten bei Lerninhalten

Schülerinnen und Schüler müssen sich nicht registrieren, um Lerninhalte abzurufen. Es werden von Schülern keine personenbezogenen Profile erstellt. Es werden keine Tracking-Cookies von Drittanbietern (Google Analytics, Facebook Pixel) eingesetzt.

Web-Analyse (Umami)

Wir nutzen die selbst gehostete Analyse-Software Umami zur Reichweitenmessung. Umami arbeitet ohne Cookies und speichert keine personenbezogenen Daten. Erfasst werden anonymisierte Aufrufzahlen, Geräteklassen und Referrer. Eine Identifikation einzelner Personen ist nicht möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datenschutzfreundlichen Reichweitenanalyse). Sendet Ihr Browser den Header „Do Not Track“ oder verwenden Sie einen Werbeblocker, werden keine Daten erfasst.

Aufrufzählung bei Lerninhalten

Für die Anzeige der Aufrufzahl eines Lerninhalts („Views“) zählen wir serverseitig die Abrufe. Gespeichert werden dabei ausschließlich der abgerufene Inhalt, eine grobe Herkunftskategorie (z. B. Galerie, QR-Code oder Direktaufruf – nicht die vollständige Referrer-Adresse) und der Zeitpunkt. Bei nicht angemeldeten Besuchern wird keine IP-Adresse und kein Wiedererkennungsmerkmal gespeichert; die Zählung ist insoweit anonym. Um Mehrfachzählungen bei Neuladen derselben Seite zu vermeiden, wird kurzzeitig im bereits bestehenden, technisch notwendigen Sitzungs-Cookie vermerkt, welche Inhalte zuletzt gezählt wurden; es wird dafür kein zusätzliches Cookie gesetzt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer Reichweitenmessung der eigenen Inhalte).

Technisch notwendiges Sitzungs-Cookie

Beim Besuch unserer Website setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie („Session-Cookie“). Es dient der Bereitstellung grundlegender Funktionen – insbesondere der Anmeldung, dem Schutz vor seitenübergreifenden Anfragen (CSRF) und der oben beschriebenen Vermeidung doppelter Aufrufzählung. Dieses Cookie enthält keine zu Werbe- oder Tracking-Zwecken nutzbaren Daten und wird nicht an Dritte weitergegeben. Da es für den Betrieb der von Ihnen aufgerufenen Dienste unbedingt erforderlich ist, bedarf es nach § 25 Abs. 2 TDDDG keiner Einwilligung. Rechtsgrundlage für die zugehörige Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Leistungsnachweise (Assessments)

Beschreibung der Funktion

Lehrkräfte können über Schulspace zeitbegrenzte Online-Quiz (Leistungsnachweise) erstellen und über einen Einmallink an Schülerinnen und Schüler verteilen. Schüler rufen den Link ohne Registrierung auf, beantworten die Aufgaben und geben das Quiz ab. Die Ergebnisse stehen ausschließlich der erstellenden Lehrkraft auf dem Server zur Verfügung.

Pseudonymisierung – Kennung statt Klarname

Das System ist darauf ausgelegt, keine personenbezogenen Daten von Schülern zu verarbeiten. Beim Quiz-Start wird Schülerinnen und Schülern empfohlen, eine von der Lehrkraft ausgeteilte Kennung (z. B. „K01“) statt des eigenen Namens einzugeben. Die Zuordnung Kennung ↔ Schülerin erfolgt auf einem von der Lehrkraft verwalteten Papierzettel, der nicht in Schulspace gespeichert wird.

Technisch kann nicht verhindert werden, dass Schüler dennoch ihren Klarnamen eingeben. In diesem Fall ist die Schule als Verantwortliche im Sinne der DSGVO anzusehen; Schulspace agiert dann als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) ist in diesem Fall erforderlich und steht unter schulspace.de/av-vertrag zum Download bereit.

Gespeicherte Daten je Abgabe

Pro Abgabe werden folgende Daten gespeichert:

• Kennung (vom Schüler eingegeben – kein Klarname bei bestimmungsgemäßer Nutzung)
• Klasse (optional, vom Schüler eingegeben)
• Antworten auf die Aufgaben
• Ergebnis (automatisch berechnete Punkte bei auswertbaren Aufgabentypen)
• Bearbeitungsdauer (Zeitstempel Start bis Abgabe, als Dauer-String)
• Fokuswechsel-Protokoll (nur wenn die Lehrkraft „Vollbild erzwingen“ aktiviert hat): Zeitstempel, zu denen der Vollbildmodus verlassen wurde. Es werden keine Inhalte anderer Fenster oder Anwendungen erfasst – ausschließlich der Zeitpunkt des Wechsels.
• Abgabezeitpunkt (UTC-Timestamp)

Es werden keine IP-Adressen der Schüler in der Anwendung selbst gespeichert. IP-Adressen können jedoch im allgemeinen Webserver-Log (siehe Abschnitt 4) protokolliert sein.

Automatische Löschung

Alle Abgaben werden 14 Tage nach dem Abgabezeitpunkt automatisch gelöscht. Eine manuelle frühere Löschung ist für die Lehrkraft jederzeit möglich.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses der Lehrkraft an der Durchführung und Auswertung von Leistungsnachweisen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie – bei bestimmungsgemäßer Nutzung mit Pseudonymen – ohne Personenbezug, da keine natürlichen Personen identifiziert werden können.

6. Interaktive Unterrichts-Tools (Live-Quiz, Kartenabfrage, Meinungsbild, Pinnwand, Klassentafel, Mini-Tools)

Beschreibung der Funktion

Neben den Leistungsnachweisen (Abschnitt 5) bietet Schulspace weitere interaktive Werkzeuge für den Unterricht. Schülerinnen und Schüler nehmen daran ohne Registrierung teil – es werden keine Schülerprofile angelegt. Die Teilnahme erfolgt in der Regel über einen Code oder Link, den die Lehrkraft im Unterricht bereitstellt.

Grundsatz der Datensparsamkeit

Die Tools sind darauf ausgelegt, möglichst keine personenbezogenen Daten von Schülern zu verarbeiten. Zur Wiedererkennung eines Geräts (z. B. um Doppelabstimmungen zu verhindern) wird ausschließlich eine zufällige Kennung in der Browser-Sitzung des Geräts gespeichert; diese enthält keine IP-Adresse und keinen Personenbezug. IP-Adressen können jedoch im allgemeinen Webserver-Log (siehe Abschnitt 4) protokolliert sein.

Live-Quiz

Beim Beitritt zu einem Live-Quiz geben Schülerinnen und Schüler einen frei wählbaren Anzeigenamen ein; es wird empfohlen, hierfür einen Spitznamen oder ein Kürzel statt des Klarnamens zu verwenden. Gespeichert werden der eingegebene Anzeigename, die gegebenen Antworten und der erreichte Punktestand für die Dauer der Quiz-Runde. Diese teilnehmerbezogenen Sitzungsdaten werden spätestens 14 Tage nach Ende der Quiz-Runde automatisch gelöscht. Die Quiz-Definition (Fragen) der Lehrkraft bleibt davon unberührt. Zur Einbindung von YouTube-Videos in Live-Quiz siehe Abschnitt 11.

Kartenabfrage

Bei der Kartenabfrage reichen Schülerinnen und Schüler anonyme Textbeiträge ein, die auf einer gemeinsamen Kartenwand erscheinen. Es werden weder Namen noch IP-Adressen zu den einzelnen Beiträgen gespeichert. Die Lehrkraft sollte die Schülerinnen und Schüler darauf hinweisen, in den Beiträgen keine personenbezogenen Daten (z. B. Klarnamen) anzugeben.

Meinungsbild / Umfrage

Beim Meinungsbild stimmen Schülerinnen und Schüler anonym über von der Lehrkraft erstellte Fragen ab (z. B. Daumen, Stimmungsbild, Skala). Je nach Fragetyp werden numerische Werte oder kurze, frei eingegebene Begriffe (z. B. bei einer Wortwolke) gespeichert – jeweils ohne Namenszuordnung. Beim Fragetyp „Freitext-Wortkarten“ können Schülerinnen und Schüler zusätzlich einige kurze Freitext-Karten einreichen; auch diese werden ohne Namens- oder IP-Zuordnung gespeichert, und die Lehrkraft kann einzelne Karten ausblenden (Moderation). Bei der Vorlage „Peer-Feedback“ legt die Lehrkraft selbst eine Liste von Personen (oder Kürzeln) und Bewertungskriterien an; die Schülerinnen und Schüler geben dazu lediglich numerische Bewertungen ab. Verwendet die Lehrkraft hierbei Klarnamen, entstehen personenbezogene Daten – siehe Hinweis zur Verantwortlichkeit unten.

Pinnwand (Medien-Board)

Die Pinnwand ist ein von der Lehrkraft erstelltes Board zum Sammeln von Karten (Texte, Links, Listen; Bilder und Videos kann nur die Lehrkraft selbst hinzufügen). Die Lehrkraft entscheidet, ob nur sie selbst Karten anlegen kann oder ob auch Teilnehmende ohne Registrierung beitragen dürfen, und kann eine Vorab-Moderation aktivieren. Zu einem Beitrag von Teilnehmenden werden der Karteninhalt und ein frei wählbarer Anzeigename gespeichert – keine IP-Adresse und kein Gerätemerkmal. Es wird empfohlen, ein Kürzel oder einen Spitznamen statt des Klarnamens zu verwenden. Pinnwand-Boards bleiben gespeichert, bis die Lehrkraft sie löscht bzw. das Konto gelöscht wird.

Klassentafel / Klassenlisten

Die digitale Klassentafel ist ein Werkzeug der Lehrkraft (Sitzplan, Anwesenheit, Tafelbild); Schülerinnen und Schüler haben darauf keinen Zugriff. Lehrkräfte können Klassenlisten anlegen. In der Anwendung werden Lehrkräfte ausdrücklich darauf hingewiesen, möglichst Spitznamen, Kürzel oder Nummern statt Klarnamen zu verwenden. Diese Listen dienen ausschließlich der eigenen Organisation der Lehrkraft und werden nicht ausgewertet. Klassentafeln und Klassenlisten, die länger als 2 Jahre nicht mehr genutzt wurden, werden automatisch gelöscht; darüber hinaus kann die Lehrkraft sie jederzeit selbst löschen.

Moderation durch den Betreiber

Ein anlassloses Mitlesen von Schüler- oder Nutzerbeiträgen findet nicht statt. Bei Bedarf – insbesondere auf eine Meldung hin, zum Jugendschutz oder zur technischen Fehlerbehebung – können Inhalte jedoch seitens des Betreibers eingesehen und entfernt werden. Der Zugriff erfolgt anlassbezogen durch berechtigte Administratoren, auf das Erforderliche beschränkt und protokolliert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem missbrauchsfreien, jugendschutzkonformen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); eine allgemeine Überwachungspflicht besteht nicht.

Mini-Tools ohne Anmeldung (Lärmampel, Timer, Würfel, QR-Generator u. a.)

Kleine Unterrichtshelfer wie Lärmampel, Timer/Stoppuhr, Würfel, Glücksrad, Soundboard, Notenrechner und QR-Code-Generator sind ohne Registrierung nutzbar und arbeiten im Wesentlichen lokal im Browser. Insbesondere gilt: Die Lärmampel wertet den Ton des Mikrofons ausschließlich lokal auf dem Gerät aus – es wird nichts aufgenommen, gespeichert oder an unsere Server übertragen; der Mikrofonzugriff erfolgt erst nach Freigabe im Browser und endet mit dem Stoppen bzw. Verlassen der Seite. Beim QR-Code-Generator wird der eingegebene Text zur Bild-Erzeugung einmalig an unseren Server übertragen, dort aber nicht gespeichert. Erfasst wird lediglich anonym, dass ein Tool genutzt wurde (siehe „Statistische Auswertung der Plattformnutzung“ in Abschnitt 4).

Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung

Die Tools sind für eine Nutzung ohne Personenbezug ausgelegt. Technisch lässt sich jedoch nicht verhindern, dass Klarnamen eingegeben werden (z. B. als Anzeigename, in einem Beitrag oder in einer Personenliste). In diesem Fall ist die Schule als Verantwortliche im Sinne der DSGVO anzusehen; Schulspace agiert dann als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) ist in diesem Fall erforderlich und steht unter schulspace.de/av-vertrag zum Download bereit.

Speicherdauer

Teilnehmerbezogene Live-Quiz-Daten werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Von nicht registrierten Nutzern erstellte Kartenabfragen und Meinungsbilder werden spätestens 400 Tage nach Erstellung automatisch entfernt. Von Lehrkräften erstellte Kartenabfragen, Meinungsbilder, Klassentafeln und Klassenlisten werden gelöscht, wenn die Lehrkraft sie löscht, das Konto gelöscht wird oder sie länger als 2 Jahre nicht mehr genutzt wurden (automatische Inaktivitätslöschung). Pinnwand-Boards (Medien-Boards) bleiben bis zur Löschung durch die Lehrkraft bzw. Kontolöschung gespeichert.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses der Lehrkraft an der Durchführung und Auswertung interaktiver Unterrichtsmethoden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie – bei bestimmungsgemäßer anonymer Nutzung – ohne Personenbezug, da keine natürlichen Personen identifiziert werden können.

7. Schulgruppen und Schullizenzen

Beschreibung der Funktion

Schulen können eine Schullizenz beantragen und eine Schulgruppe in Schulspace anlegen. Mitglieder einer Schulgruppe sind ausschließlich registrierte Lehrkräfte dieser Schule – Schülerinnen und Schüler sind keine Mitglieder.

Gespeicherte Daten der Schulgruppe

• Name und offizieller Anzeigename der Schule
• Adresse der Schule (für Eindeutigkeitsprüfung bei der Beantragung)
• Website der Schule (optional)
• Logo und Profilbild (optional, hochgeladen durch die Schule)
• Rechnungsadresse (für die Lizenzabwicklung)
• Nachweisdokument (z. B. PDF mit Schulstempel, zur Verifizierung der Schule bei der Beantragung)
• Gruppencode und Einladungstoken (zur Mitgliederverwaltung)
• Kollegiums-Pinnwand (internes Medien-Board, sichtbar nur für Gruppenmitglieder; zu jedem Beitrag werden Inhalt und beitragendes Mitglied gespeichert)
• Lizenzlaufzeit und maximale Mitgliederzahl

Die Mitglieder der Schulgruppe sind registrierte Nutzerkonten (Lehrkräfte); deren Daten werden gemäß Abschnitt 4 verarbeitet.

Öffentliches Profil

Schulen können wählen, ob ihr Name, ihre Website und/oder ihre Adresse auf einem öffentlichen Schulprofil sichtbar sind. Diese Einstellungen sind jederzeit änderbar. Standardmäßig ist nur der Name öffentlich sichtbar; die Adresse ist nicht öffentlich.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer

Die Verarbeitung der Schuldaten erfolgt zur Erfüllung des Lizenzvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gespeichert, solange die Schulgruppe in Schulspace aktiv ist. Nach Kündigung werden die Daten auf Anfrage gelöscht.

Workshop-/Projekttag-Modus (temporäre Schüler-Zugänge)

Eine Lehrkraft kann für einen begrenzten Zeitraum (z. B. Projekttage) temporäre, pseudonyme Schüler-Zugänge anlegen. Diese Zugänge benötigen keinen Namen und keine E-Mail-Adresse: Der Login erfolgt über einen Workshop-Code und eine zufällige PIN, die die Lehrkraft aushändigt. Wir speichern zu einem solchen Zugang lediglich eine technische Platznummer, optional ein von der Lehrkraft vergebenes Pseudonym-Kürzel, den PIN-Prüfwert (gehasht) sowie die von den Schülern selbst erstellten HTML-Inhalte. Verteilt die Lehrkraft im Klassenzimmer-Modus Materialien, wird zusätzlich pro Zugang vermerkt, welche Materialien geöffnet wurden (nur der Zeitpunkt des ersten Öffnens, keine weiteren Verhaltensdaten); diese Vermerke werden zusammen mit dem Workshop gelöscht.

Die erstellten Inhalte sind standardmäßig nur innerhalb des Workshops sichtbar und werden nicht von Suchmaschinen indexiert. Eine öffentliche Freigabe einzelner Inhalte ist nur durch die Lehrkraft möglich; für die Einholung einer etwaig erforderlichen Einwilligung (z. B. der Erziehungsberechtigten) ist die Lehrkraft bzw. die Schule verantwortlich.

Speicherdauer: Alle Zugänge, PINs und Inhalte eines Workshops werden nach Ablauf des von der Lehrkraft festgelegten Zeitraums (höchstens wenige Wochen) automatisch und unwiderruflich gelöscht – ebenso bei vorzeitiger Beendigung durch die Lehrkraft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Durchführung der Unterrichtseinheit im Auftrag der Schule).

Schul-Chatbots

Schulgruppen können eigene Chatbots anlegen (z. B. für IT-Support oder schulische FAQ), die über einen öffentlichen Link auch ohne Anmeldung nutzbar sind. Die eingegebenen Chat-Nachrichten werden ausschließlich zur Beantwortung verarbeitet; bei aktiviertem KI-Fallback werden die Frage sowie Auszüge der hinterlegten Wissenseinträge an den in Abschnitt 10 genannten KI-Anbieter übermittelt (in der Bot-Verwaltung transparent ausgewiesen). Nutzer werden gebeten, keine Passwörter oder personenbezogenen Daten in den Chat einzugeben.

Zur Verbesserung der Wissensbasis führen wir ein anonymes Nutzungs-Log (Frage-Text, Ausgang der Anfrage, optionales Daumen-Feedback) – ohne IP-Adresse und ohne Personenbezug. Diese Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Zum Schutz vor Missbrauch gelten Frage-Limits pro Browser-Sitzung (zufälliges Token im bestehenden Session-Cookie, kein Personenbezug).

Kann der Bot eine Frage nicht beantworten, können Nutzer sie freiwillig an die von der Schule hinterlegte Ansprechperson weiterleiten – optional mit Name und E-Mail-Adresse für eine Rückantwort. Diese weitergeleiteten Fragen werden nach Bearbeitung spätestens nach 90 Tagen gelöscht, unbearbeitete spätestens nach 400 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

8. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abwicklung von kostenpflichtigen Abonnements (Plus, Premium) setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland) ein.

Die Übermittlung Ihrer Daten an Stripe erfolgt ausschließlich zum Zwecke der Zahlungsabwicklung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung). Stripe erhebt eigenständig Daten zur Durchführung der Transaktion (z.B. Kreditkartendaten), auf die wir keinen Zugriff haben.

Weitere Informationen zum Datenschutz von Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/de/privacy.

9. Empfehlungsprogramm (Referrals)

Wenn Sie unser Empfehlungsprogramm nutzen, speichern wir, welcher Nutzer Sie geworben hat, um Ihnen und dem Werbenden den versprochenen Bonus (z.B. erhöhte Upload-Limits) gutzuschreiben.

Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Neukundengewinnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie zur Erfüllung unseres Leistungsversprechens (Bonus-Gewährung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. KI-Funktionen

KI-Assistent (Schulspace-Assistent)

Für eingeloggte Nutzer steht auf ausgewählten Seiten (Dashboard, Inhalt hochladen, Prompt-Generator) ein KI-gestützter Assistent zur Verfügung. Der Assistent beantwortet Fragen zur Nutzung der Plattform.

Bei der Nutzung des KI-Assistenten werden folgende Daten an den KI-Dienstleister übermittelt:

• Chat-Nachrichten des Nutzers (freiwillig eingegebener Text)
• Anonymer Seitenkontext: die aktuell geöffnete Seite bzw. der aktive Tab sowie das Abo-Tier des Accounts (z. B. „FREE“)

Es werden ausdrücklich keine personenbezogenen Daten übermittelt – kein Name, keine E-Mail-Adresse, keine Nutzer-ID und keine hochgeladenen Inhalte.

KI-Fragenassistent (Leistungsnachweise)

Beim Erstellen von Leistungsnachweisen können eingeloggte Nutzer die Funktion „Quiz mit KI erstellen lassen“ nutzen. Dabei werden folgende Daten an den KI-Dienstleister übermittelt:

• Thema / Untertitel der Leistungskontrolle (freiwillig eingegebener Text)
• Fach, Zielgruppe / Klasse (freiwillig eingegebene Felder des Formulars)
• Schulart aus dem Nutzerprofil (z. B. „Gymnasium“), sofern im Profil hinterlegt
• Eigener Inhalt (optional eingegebener Text, z. B. ein Lehrtext als Grundlage)
• Konfiguration: gewänschte Anzahl und Typen der Fragen

Es werden keine Klarnamen, E-Mail-Adressen, Nutzer-IDs oder Schülerdaten übermittelt. Die Schulart stammt aus dem Nutzerprofil und dient hier ausschließlich der Qualitätsverbesserung der generierten Fragen (z. B. angepasstes Niveau für Gymnasium vs. Mittelschule).

Dienstleister und Drittlandtransfer

Die KI-Funktionen werden vorrangig durch Anbieter in Deutschland und der EU betrieben:

• Generierung von Leistungskontrollen und Live-Quizzen sowie die Texterkennung (OCR) beim Dokumentenimport des Schul-Chatbots: Open Hippo, Rechenzentrum in Augsburg, Deutschland. Keine Übermittlung in ein Drittland.
• Support-Chatbot, Schul-Chatbot-Antworten, Dokumenten-Auslese und das Prompt-Feedback im Selbstlernkurs: Mistral AI SAS, Paris, Frankreich (EU). Keine Übermittlung in ein Drittland.

Als automatischer Ausfall-Ersatz (Fallback) kann Anthropic, Inc. (548 Market St PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA) zum Einsatz kommen, falls einer der vorstehenden EU-/DE-Dienste vorübergehend nicht erreichbar ist. In diesem Fall handelt es sich um eine Übermittlung in ein Drittland gemäß Art. 44 ff. DSGVO; sie erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Weder Open Hippo noch Mistral noch Anthropic verwenden Ihre Eingaben zum Training von KI-Modellen.

Weitere Informationen: openhippo.io · mistral.ai/terms · anthropic.com/legal/privacy

Rechtsgrundlage und Speicherdauer

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / Bereitstellung der Plattformfunktion). Eingaben werden nicht dauerhaft gespeichert: Chat-Verläufe existieren nur in der Browser-Sitzung, Anfragen an den Fragenassistenten werden nicht serverseitig protokolliert. Die übermittelten Daten werden von den genannten Dienstleistern (Open Hippo, Mistral, ggf. Anthropic) gemäß deren Datenschutzrichtlinien behandelt.

Suchmaschinenbenachrichtigung (IndexNow)

Bei Veröffentlichung neuer öffentlicher Inhalte auf Schulspace werden URLs automatisch an den Dienst IndexNow (api.indexnow.org) gemeldet, damit Suchmaschinen diese schneller indexieren. Dabei wird ausschließlich die öffentliche URL des Inhalts übertragen – keine personenbezogenen Daten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auffindbarkeit öffentlicher Bildungsinhalte).

11. Eingebettete YouTube-Videos (Live-Quiz, Klassentafel)

Beschreibung der Funktion

Lehrkräfte können im Live-Quiz-Editor YouTube-Videos zu einzelnen Fragen hinterlegen sowie auf der digitalen Klassentafel ein Video-Widget mit einem YouTube-Video platzieren. Diese Videos werden ausschließlich auf dem Endgerät der Lehrkraft (z. B. per Beamer im Unterricht) abgespielt – Schülerinnen und Schüler sehen das Video nicht auf ihren eigenen Geräten.

Datenübermittlung an YouTube

Beim Abspielen eines eingebetteten Videos werden Daten (insbesondere die IP-Adresse des abspielen den Endgeräts) an Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, übertragen. Wir verwenden ausschließlich die datenschutzfreundliche Einbettungsvariante über die Domain youtube-nocookie.com (sog. „Erweiterter Datenschutzmodus“). Cookies werden dabei erst gesetzt, wenn das Video aktiv abgespielt wird.

Lehrkräfte werden vor dem ersten Starten eines Quiz mit YouTube-Videos bzw. vor dem Laden eines YouTube-Videos auf der Klassentafel explizit auf diese Übermittlung hingewiesen und müssen die Nutzung bestätigen.

Rechtsgrundlage und Verantwortlichkeit

Die Entscheidung, YouTube-Videos in ein Quiz oder eine Klassentafel einzubinden, trifft die Lehrkraft eigenständig. Die Lehrkraft bzw. die Schule ist insoweit als Verantwortliche/r im Sinne der DSGVO anzusehen. Schulspace stellt lediglich die technische Einbettungsmöglichkeit bereit. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch YouTube ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Darstellung des Videos). Weitere Informationen zum Datenschutz bei YouTube: https://policies.google.com/privacy.

12. Kontakt & E-Mail-Kommunikation

Feedback- und Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Feedback-Formular eine Nachricht senden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben – Ihre Nachricht sowie optional Name und E-Mail-Adresse – ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig; ohne E-Mail-Adresse können wir Ihnen allerdings nicht antworten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Onboarding-Mails nach Registrierung

Nach der Registrierung auf Schulspace verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Vornamen, um Ihnen eine Begrüßungsmail zu senden. Haben Sie die Plattform innerhalb der ersten Woche nach der Registrierung nicht genutzt, kann eine einmalige Erinnerungsmail folgen, die Ihnen den Einstieg in die Plattform erleichtern soll.

• Zweck: Information über die Nutzung unseres eigenen Dienstes; Einstiegshilfe in die Plattform
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse besteht darin, Ihnen den Einstieg in Schulspace zu erleichtern. Die Mails enthalten keine Werbung für Dritte.
• Widerspruch: Sie können den Erhalt dieser Mails jederzeit ohne Angabe von Gründen über den Abmeldelink in der jeweiligen Mail widerrufen. Nach dem Widerruf werden Ihnen keine weiteren Onboarding-Mails mehr zugesandt. Transaktionale Mails (z. B. Passwort-Reset) sind davon nicht betroffen.
• Versand: Der Versand erfolgt über den E-Mail-Dienst der INWX GmbH, Berlin, Deutschland. Es erfolgt keine Weitergabe Ihrer E-Mail-Adresse an Dritte für Werbezwecke.
• Speicherdauer: Protokolleinträge über versendete Mails werden mit Ihrem Account gelöscht.

Kontaktaufnahme mit Schulen (Interessenten-Kommunikation)

Wir stellen Schulspace Schulen und Studienseminaren aktiv vor. Dazu verarbeiten wir dienstliche Kontaktdaten von Ansprechpersonen (z. B. Name, Funktion, dienstliche E-Mail-Adresse, Schule, Schulart, Ort), die wir öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Schulwebsites, Schulverzeichnissen) entnehmen oder die uns direkt mitgeteilt wurden, sowie die mit uns geführte Korrespondenz und einen internen Bearbeitungsstatus.

• Klick-Messung statt Tracking: Links in Erstkontakt-Mails führen über eine neutrale Weiterleitung; erfasst werden nur Klick-Zeitpunkt und -Anzahl. Es werden keine IP-Adressen gespeichert und es kommt kein Öffnungs-Pixel zum Einsatz.
• KI-gestützte Entwürfe: Antwortentwürfe können KI-gestützt vorbereitet werden; dabei wird die bisherige Korrespondenz des jeweiligen Kontakts an Anthropic, Inc. (USA) übermittelt (Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; keine Nutzung der Eingaben zum KI-Training). Jede Mail wird vor dem Versand von einem Menschen geprüft.
• Widerspruch: Jede Erstkontakt-Mail enthält einen Abmeldelink (Ein-Klick-Abmeldung). Nach einer Abmeldung erfolgt keine weitere Ansprache; die Kontaktdaten werden intern als „nicht kontaktieren“ vermerkt, um eine erneute Ansprache zuverlässig auszuschließen. Ein formloser Widerspruch an hallo@schulspace.de genügt ebenfalls.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Direktansprache von Schulen über dienstliche Kontaktdaten, vgl. Erwägungsgrund 47).
• Speicherdauer: Die Korrespondenz wird gelöscht, sobald sie für die Kommunikation nicht mehr erforderlich ist; Abmelde-Vermerke bewahren wir dauerhaft auf, um Ihren Widerspruch umzusetzen.

13. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.